Con mucha frecuencia se da inicio a un proyecto, bien sea de Seguridad Electrónica o de cualquier otra área, y previo o durante a la ejecución ocurren cambios de infraestructura que ameritan realizar modificaciones en el proyecto original, bien sea por remodelación de áreas físicas o por restructuración de la disposición de oficinas, puestos de trabajo, laboratorios o talleres, que alteran las características físicas de las áreas que se requiere proteger, o porque cambian las necesidades de seguridad una vez que ciertas áreas vulnerables o sensibles han sido reubicadas dentro de las instalaciones de la Empresa.
Si estos cambios ocurren durante la ejecución de un proyecto de Seguridad Electrónica, lo más común es que se acuerde durante una reunión de trabajo o una conversación informal, o inclusive vía correo electrónico o vía telefónica, cuáles van a ser las modificaciones, a lo sumo se especifiquen en un plano o croquis a mano alzada y se les dé curso de inmediato.
La dificultad que esto representa para el Project Manager es grande, ya que implica cambios que dependiendo de la magnitud pueden traer alteraciones en los costos que impacten significativamente en el presupuesto del proyecto, así como a nivel logístico, con el trabajo de empresas contratistas, procura de nuevos equipos y materiales, etc.
Por si fuera poco, los cambios de alcance o modificaciones en un proyecto en ejecución, típicamente ameritan ser implementados en el menor tiempo posible, a fin de no impactar negativamente en la línea base del proyecto.
Por ello es vital para la salud de todo proyecto mantener un repositorio al día y accesible a todos los stakeholders del proyecto, con la información relevante que refleje las desviaciones – si las hubiere – así como los cambios de alcance y modificaciones de arquitectura o de distribución de equipos o áreas funcionales. Igualmente es importante mantener por escrito, bien sea mediante correo electrónico o Minutas de reunión, todas aquellas modificaciones acordadas con el equipo del proyecto.
Actualmente, gracias al Cloud Computing, existen varias alternativas de bajo costo y buenas prestaciones, que permiten al equipo del proyecto mantener de forma accesible, organizada y actualizada, la documentación relevante al proyecto.
Típicamente, la información recomendada que debe ser mantenida al día, a fin de documentar efectivamente el desarrollo de un proyecto de cara al cliente debe incluir:
- Comunicaciones: correos electrónicos, Minutas de reunión, memorandos, etc.
- Planos: de pre-ingeniería (ingeniería inicial), de actualización (reflejando cualquier modificación que surja en la solución), As-Built (planos finales “como-construido”). Deben incluir rutas y tipos de canalizaciones, ubicación de dispositivos, áreas físicas relevantes para el proyecto (tales como Centros de Datos, tableros eléctricos, cuartos de cableado, Centro de Control), ubicación de verticales y cajas de paso, etc.
- Diagramas: diagramas Unifilares, diagramas de conexión de equipos.
- Especificaciones técnicas: con detalles de partes y hojas de datos de los equipos y dispositivos, listas de equipos y listas de partes, manuales, etc.
- Flujogramas: de procesos para la solución que se desea implementar.
- Organigramas: de la estructura del equipo del proyecto, sus responsables por área y números telefónicos / correos electrónicos de contacto.
- Planificación: que muestre la línea base del proyecto, los hitos, las dependencias de cada actividad, así como sus responsables, la fecha de inicio y finalización, y el tiempo de ejecución de cada tarea, a fin de tener información en cualquier momento sobre avance real del proyecto.
¿Esta información le ha sido de utilidad? Lo animamos a ponerse en contacto con nosotros para cualquier comentario, duda o solicitud.
Equipo de Planificación y Gestión de Proyectos de Soluciones Integrales GMIXV.