Para asegurar el desempeño exitoso de un proyecto existen varias áreas que deben ser cubiertas por el Project Manager o líder del proyecto, con el objetivo de lograr la meta de una gestión efectiva de proyectos.
En ésta entrega queremos tratar un tema que fácilmente puede quedar relegado a un segundo plano para ceder atención a aspectos operativos, pero que representa un gran porcentaje del éxito del proyecto, nos referimos a la gestión efectiva de las comunicaciones. Entendiendo como comunicación el proceso mediante el cual se transmite la información relevante a los distintos stakeholders y sponsors, de forma clara y ASEGURÁNDOSE que ésta sea recibida y ENTENDIDA por los destinatarios.
No es raro que la mayor parte del tiempo de trabajo de un Project Manager transcurra en el manejo de información para su distribución al equipo de trabajo, esto es, comunicando. Debido a que actualmente, gracias a la globalización y al avance en las tecnologías de la información, los equipos de trabajo pueden estar formados por personas de países diversos (incluyendo factores culturales), que manejan idiomas distintos, husos horarios variados, y por supuesto de distintas disciplinas, es fundamental realizar una gestión efectiva de la comunicación.
Dicha gestión ocurre en 3 fases que transcurren durante toda la vida del proyecto, es decir, la línea base del plan de trabajo, y son:
- Planificación: Planificación de las comunicaciones.
- Ejecución: Gestión de las comunicaciones.
- Monitoreo y control: Controlar las comunicaciones.
En la fase de Planificación es importante tomar en cuenta quién necesita qué información, y quién está autorizado a recibirla. Cuándo la necesitan y por qué medio. Cuál será el formato de la información, cómo se va a recuperar la información; en ésta etapa también se debe considerar si intervienen zonas horarias, barreras de idioma y diferencias interculturales. Así como tener una visión clara de los verdaderos temas y retos del proyecto que pueden afectar el desempeño del equipo.
La Gestión de las comunicaciones se realiza en todo momento tomando en cuenta la línea base del proyecto, la vida útil del mismo. Contempla la distribución de informes de avance del proyecto. E incluye los procesos requeridos para asegurar que la recopilación, creación, distribución, almacenamiento, recuperación, gestión, control, monitoreo y disposición final de la información del proyecto se realicen en el momento adecuado y de forma precisa. Se puede dividir entre comunicación interna (stakeholders, sponsors), y externa (clientes, proveedores, organizaciones, público, otros equipos de proyecto); y puede ser de índole formal e informal.
Controlar las comunicaciones implica controlar el flujo de información durante todo el ciclo de vida del proyecto para asegurar el flujo efectivo de la información. E incluye el control de costos, avance del cronograma, registro de incidentes, datos de desempeño, entre otros.
Siendo la comunicación una herramienta básica del liderazgo, el éxito de todo proyecto pasa por la gestión adecuada de la misma.
Esperamos que estos breves tips le sean de utilidad. Para mayor información no dude en contactarnos.
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