En un artículo anterior se analizaron las ventajas para toda organización de contar con un plan de mantenimiento preventivo.
Este plan debe incluir a la reducción de costos de operación, expansión de la vida útil de equipos y maquinarias, y a una mayor confiabilidad en la producción y operación de la empresa.
Una vez analizados los puntos anteriores se hace necesario delinear los pasos básicos para elaborar un plan de mantenimiento.
A partir de estos pasos debe ser posible hacer un «traje a su medida», en lo que respecta a las características únicas de cada organización. Dichas características particulares deben ser tomadas en cuenta y atendidas en un plan de mantenimiento aplicado a cada caso especifico, pero tomando como fundamento ciertos lineamientos característicos e indispensables.
Los pasos generales recomendados para elaborar un plan de plan de mantenimiento preventivo son los siguientes:
- Estudio y determinación de prioridades.
- Documentación.
- Elaboración del plan de mantenimiento preventivo.
- Implementación.
- Seguimiento y ajustes.
1. Estudio y determinación de prioridades.
En esta etapa se pretende levantar un listado de todos los equipos que existen en la empresa, cuáles son sus características y su relevancia en la organización; dado que un plan de mantenimiento, dependiendo del tamaño de la instalación, puede tener una duración de algunos meses o más de un año, es necesario determinar la frecuencia con que cada equipo deba recibir atención y no dejar equipos críticos de la lado por períodos de tiempo imprudentemente largos.
2. Documentación.
En esta etapa se recaban las características técnicas de los equipos. Es de suma importancia ya que determina entre otros factores, la frecuencia, y el tipo de actividades de mantenimiento a seguir por cada elemento o equipo que se considere. En esta etapa se elaboran listas con las características de cada ítem a nivel eléctrico, mecánico, índices de ocupación de máquinas, recomendaciones de fábrica, etc.
3. Elaboración del plan de mantenimiento preventivo.
En esta etapa, tomando como base la información recabada en las etapas anteriores, se crea el plan de mantenimiento propiamente dicho, tomando en cuenta consideraciones como el tipo y frecuencia de tareas preventivas que amerita cada equipo, el perfil del personal técnico que las llevará a cabo y si éstos requieren capacitación previa y en qué especialidad, qué herramientas o equipos de medición se requieren, cuáles son las épocas del año en las que se deberían realizar las tareas y cuánto el coste en horas-hombre que debería llevar cada una, cuántos trabajadores deberían conformar las cuadrillas y cuántas cuadrillas se requieren para cubrir la totalidad de la instalación en el tiempo estipulado; si es necesario contar con un stock de repuestos y piezas, cuáles son los insumos que deberían estar en stock y en qué cantidad por cada equipo.
4. Implementación.
Esta es la etapa de la ejecución como tal, y en la que deberá seguirse el plan anteriormente definido sin desviaciones y cumpliendo todas las etapas para cada equipo. Se recomienda en esta etapa el levantamiento de información de horas-hombre de ejecución real para cada tarea, información que será utilizada en la siguiente etapa para realizar ajustes y mejoras en las rutinas de mantenimiento y en la administración de las cuadrillas y recursos.
5. Seguimiento y ajustes.
Una vez culminado el lapso de implementación se procede a analizar la información recaba durante esta etapa, para incluirla en la planificación de las rutinas de la tanda de mantenimiento siguiente. En este sentido es importante notar que por muy detallado que sea un plan de mantenimiento siempre existirán factores que forzarán el replanteo de ciertas actividades; por ejemplo, los tiempos de ocupación de equipos y maquinaria pueden variar dependiendo de la introducción de equipos nuevos y variaciones en la planificación de la producción. Por ende es importante tomar en cuenta, para que el plan sea realmente efectivo, que debe ajustarse a la realidad de la organización, la cual es cambiante en el tiempo.
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